Hogyan tartsuk meg a vezetői értekezleteket?

Hogyan tartsunk vezetői értekezletet?

Valljuk be, a legtöbb embernek és sok vezetőnek is komoly ellenérzése van a vezetői értekezletekkel kapcsolatban.

 “Már megint egy értekezlet. Ez alatt az idő alatt rengeteg hasznos dolgot tudnék elvégezni. Ott ülünk és órákon át csak tépjük a szánkat. Nagyon elfáradunk, de soha semmit sem haladunk előre.” 

Általában ezeket a mondatokat halljuk akkor, amikor a vezetői értekezletekre tereljük a szót.

Érthető az ellenállás, mert egy az egyik olyan terület, amelyet  már nagyon lejárattak és éppen ezért fontos, hogy végre rendbe tegyük ezt a dolgot a cégvezetők fejében és a vállalkozások életében.

Ha vezetőként nem akarunk egyedül minden feladatot elvégezni és egy tudatos és támogató csapattal akarunk közös erővel nagy eredményeket elérni, akkor nagyon s szükségünk van a vezetői értekezletekre. Ugyanis ha egy komoly vállalkozást akarunk felépíteni, akkor a vezetői értekezlet lesz az a fórum, amelyeken keresztül igazából vezethetünk egy sikeres vállalkozást. 

Ahhoz, hogy ezt teljesen megértsük, tudnunk kell, hogy miért is van egyáltalán szükség a vezetői értekezletekre.

A vezetői értekezletek fő vezérfonala az éves üzleti tervünk. 

Ennek jobb esetekben részletesen tartalmaznia kell az egész éves cselekvési terveket is. 

Egy jól átgondolt és részletesen kidolgozott üzleti tervben pontosan meg van határozva, hogy pontosan minek és mikorra kell a tárgyévben megvalósulnia. Konkrétan meg van határozva, hogy milyen értékben és mennyi szerződést kell megkötni, vagy mennyi megrendelést kell behozni, továbbá mennyi bevételnek kell az adott időszakig befolynia. Mikorra kell ennek, meg ennek elkészülnie, mennyi ember kell ekkorra, meg ekkorra, stb…

A vezetői értekezleteknek az a célja, hogy előre meghatározott, rendszeres időközönként, lehetőleg heti egy alkalommal a cég vezetői találkozzanak és általában az ügyvezető, vagy egy felelős személy irányítása mellett, tudatosan megszervezzék, egymással összehangolják és kontrollálják a szervezet különböző részlegeinek a tevékenységét.

Azonban ha nincs üzleti tervünk, akkor ugyancsak nehéz megállapítanunk, hogy hogyan is állunk az év adott időszakában. Ilyen esetekben általában az előző évhez viszonyítanak, ami persze olyan, mintha csak a középső tükröt figyelve vezetnénk autót. Ettől persze még lehetséges valamennyi koordináció és persze tudunk szervezni és kontrollálni is, de az ilyen esetekben többnyire rövidtávú projektek, programok szervezésével foglalkozunk, vagy hasraütésszerűen, ösztönösen működünk, folyamatosan korrekciózva a tevékenységünket. Ekkor persze már az energiáink java részét a határidők csúszása miatti bosszankodás és a hibák kijavítására tett erőfeszítések emésztik fel.

Ezért ha igazán jól akarunk csinálni valamit, akkor nagyon is tudnunk kell, hogy pontosan mit akarunk és persze azt is, hogy mikorra akarjuk ezt elérni.

Egy jól szervezett vállalkozás életében, ahol a siker nem a véletlenen, hanem a különböző részlegek tudatosan összehangolt és egymásra utalt teljesítésén múlik a vezetői értekezletek fontossága és rendszeres működtetése megkérdőjelezhetetlen.

A sikeres vállalkozásoknál rendre megfigyelhető, hogy ezt a vezetői fórumot nagyon komolyan veszik és az összes ide vonatkozó szabályt következetesen be is tartják.

Mivel a vezetők ideje és energiája a legértékesebb, ezért ezen a területen soha sem pazarolnak.

Egy vezető beosztásban lévő ember idejének és türelmének a felőrlése a legtöbb esetben megakadályozza a termelést és többnyire lerombolja a cégben a harmóniát is.

Egy jól szervezett vállalkozásban a vezetők sosem játszanak egymás értékes idejével és nem szórakoznak egymással.

Mivel a vezetői értekezlet az egyik legkomolyabb dolog egy vállalkozás működtetésében, ezért a vezetői értekezletet a vezetők is a lehető legkomolyabban veszik.

A vezetői értekezleteknek vannak általános érvényű szabályai. 

Ezek a következők:

  • A vezetői értekezlet nem problémamegoldó fórum!A problémákat mindig a poszton oldjuk meg és nem delegáljuk felfelé. A vezetői értekezlet a szervezésről és a koordinációról szól. Ha valaki nem képes a problémákat a saját területén vagy a posztján lekezelni, akkor vagy képzetlen, vagy lusta, vagy egyszerűen csak  alkalmatlan a posztjára. 
  • Minden értekezletre pontosan és felkészülve kell érkezni. (Negyed órával előtte, megkávézva, pisi, stb…) Ehhez persze konkrétan meg kell határoznunk azokat a napirendi pontokat, amelyekből a vezetőinknek hétről-hétre a fel kell készülniük az értekezletekre.

Például egy szálloda esetében a vezetői értekezleten a   szállodavezető a tulajdonosok felé az alábbi napirendi pontokból készülhetne fel:    

  • Havi eredménykimutatás (minden hónap első értekezletére)
  • Előző heti forgalom
  • Előző heti szállodai vendéglétszám
  • Előző heti kifizetett költségek
  • Következő heti, várható szállodai szolgáltatások értéke
  • Következő heti várható bevétel
  • Következő heti várható vendéglétszám
  • Az éves szoba éjszaka tervteljesítés
  • Következő heti kifizetendő költségek engedélyeztetése
  • Egyéb tervezett karbantartások, vagy vészhelyzetek és elhárítások
  • Személyzeti ügyek
  • Vendégdicséretek

 

  • Minden értekezleten foglalkozni kell ötletekkel és megoldások keresésével a gazdaságosabb és racionálisabb működésekre
  • A „hogyan nem lehet” kifogásokat az értekezletekről teljesen száműzni kell.
  • Minden vezetői ötletet a “mutass jobbat” nézőpontból vizsgálunk. Tilos más vezetők ötleteinek a kritizálása. Ha valaki nem tud jobb megoldást, akkor csöndben kell maradnia.
  • A szükségtelen kérdéseket az értelmetlen, haszontalan és időrabló, valamint eredmény és megoldás nélküli beszélgetéseket a vezetői értekezleteken meg kell szüntetni. 
  • Ha vezetői értekezleteken nem maradhat határidő és felelős nélkül maradt feladat. 
  • A vezetői beszámolóknál a megállapodott időket minden esetben be kell tartani.
  • Problémákat és fölösleges rossz híreket soha sem hozunk be az értekezletekre.

Amennyiben bevezeti a működési rendjébe a rendszeres vezetői értekezleteket és alkalmazza az értekezletekre vonatkozó, fent megadott szabályokat, egy irányba tudja fordítani, továbbá maximálisan ki tudja majd használni a munkatársi csoport erejét. 

Meg fogja látni, hogy nagyságrendekkel meg fog növekedni a működése eredményessége.

Sok sikert!

Laczkó Péter

Vissza