Hogyan adjunk ki utasításokat a munkatársainknak?

 

Előfordult már Önnel, hogy egy alkalmazottját szóban utasította egy feladat elvégzésére, és azután mégis valamilyen teljesen más teljesítést kapott tőle? 

És amikor később ezért kérdőre vonta, az alkalmazott persze megesküdött az ön életére, hogy pontosan erre a rossz teljesítésre utasította. Valószínűleg mindannyiunkkal történt már ilyen.

 

Sajnos általánosan jellemző, hogy az utasításokat legtöbbször szóban szokták kiadni. 

 

Az elfoglalt vezetők gyakran rohannak, vagy egyszerűen csak sajnálják az időt arra, hogy írásban adják ki az utasításaikat.

Persze nem azt mondom, hogy ha egy kávét kér az asszisztensétől, azt is írásban tegye.

De a komolyabb horderejű, vagy nagyobb volumenű dolgoknál az utasításokat minden esetben írásban kell kiadni.

Amikor írásbeli utasításokat ad ki, lehetőleg ügyeljen arra, hogy teljes megértést érjen el a munkatársainál. 

Ha nem akar később sokat bosszankodni, akkor higgye el, hogy az elején egy kicsit több energia befektetés bőven megéri majd a fáradtságot. Próbálja meg minél konkrétabban és pontosan megfogalmazni, hogy mit is szeretne elvégeztetni. 

Ehhez ajánlok, most egy nagyon jó és hatékony módszert. 

Az utasításaiban lehetőleg ne azt írja le, hogy mit csináljanak, hanem azt, hogy pontosan mi legyen az eredmény és milyen konkrét produktumot vár el a munkatárstól.

Tehát írja le, hogy mi a feladat konkrét célja, mit akar elérni az adott teljesítéssel és, hogy mi lesz ennek az eredménye. Nagyon fontos, hogy pontosan megértsék az ön szándékait. 

Minden esetben rendeljen az utasításaihoz konkrét felelőst és határidőt. Határidő és felelős nélkül, szinte soha sem fog kapni pontos teljesítést. A felelősnek minden esetben kizárólag egy személyt határozzon meg. 

Ez nagyon fontos. Soha ne rendeljen több felelőst egy feladathoz. 

A feladatok teljesítéséért minden esetben csak egy személy felel. Ha már ketten vagy többen vannak, többnyire már ledobják a felelősséget.

 

Pl:  Szia Attila!

A jelenlegi raktárkapacitásunkkal nem leszünk képesek zökkenőmentesen ellátni a következő szezon megnövekedett forgalmát. Éppen emiatt nagyon fontos, hogy még januárban megnöveljük a raktárunk tárolási kapacitását.

Ezért arra kérlek, hogy mérd fel a lehetséges bővítések lehetőségeit. 

A felmért adatok alapján kérj be hivatalos árajánlatokat és ezek alapján dolgozd ki nekem a legjobb megoldást a raktárunk bővítésre.

Határidő: 2015. január 10.

Előre is köszönöm.

Üdv.

Péter

 

Nagyon fontos szabály, hogy ha már kiadtunk egy utasítást, akkor következetesen el kell érnünk, hogy az utasításainkat valóban nagyon komolyan vegyék és minden esetben teljesítsék a kiadott feladatokat. 

Ne nézzük el a nem teljesítéseket, vagy a határidő csúszásokat. Ne szoktassuk hozzá a munkatársainkat ahhoz, hogy az utasításainkat nem kell pontosan teljesíteniük. 

Vezetőként nagyon fontos figyelni arra, hogy minden egyes vezetői tevékenység precedens értékű a munkatársak számára. Soha ne hagyja, hogy egy utasítását ne teljesítsék! Ha elnézően bánik egy beosztottjával egy nem teljesítés alkalmával, akkor a legközelebbi alkalommal miért is tenné meg önnek, amit kér, vagy amit elvár tőle. Hiszen egész nyugodtan, minden következmény nélkül megteheti, nem?

Sokat segíthet ebben, ha a kiadott feladatokról egyszerű kimutatás vezet és a rendszerben rendel mellé a pontos határidőkre vonatkozó figyelmeztetéseket.

A nagyon fontos feladatoknál még időben, a teljesítés folyamatában, a határidők lejárata előtt kezdje meg finoman kontrollálni a munkatársakat. 

 

Pl: Szia Attila! 

Hogyan állsz a raktárbővítéssel? Bekérted már az ajánlatokat?

Kérek egy visszajelzést a dolgok állásáról.

Üdv

Péter

 

Továbbá nagyon ügyeljen arra is, hogy a kért teljesítésekhez valóban biztosítva legyenek azok a feltételek, amelyek ténylegesen az ön hatáskörébe tartoznak. 

Ugye nem lenne kellemes egy beosztott neheztelő tekintetét látni, csak azért, mert ön miatt nem tudja teljesíteni az utasítását.

 

Nagyon fontos szabály! 

Amennyiben pontos teljesítést kapunk, a helyénvaló, odaillő dicséret soha sem maradhat el.

Barátsággal.

Laczkó Péter

Vissza